Офис – это обособленное подразделение предприятия, в котором, как правило, располагается административно-управленческий персонал. Именно в нем осуществляется непосредственное руководство компанией и связь с остальными сотрудниками и клиентами. Для того чтобы офисные служащие могли своевременно и качественно выполнять поставленные перед ними цели необходимо грамотно координировать работу всего офиса.

В идеале, это является прямой задачей офис-менеджера. Офис-менеджер - руководитель среднего или низового звена, ответственный за полноценную работу «мозга» компании. В основной список его дел входят административные, управленческие, хозяйственные, контрольные и отчетные обязанности.

Управленческие обязанности включают в себя, прежде всего, руководство сотрудниками офиса, начиная с курьеров. Необходимо жестко и правильно распределить полномочия и обязанности всех подчиненных, разработать определенную политику общения между собой и общения с потенциальными клиентами составить индивидуальный план работы для каждого и план работы офиса в целом.

Административные действия призваны организовать делопроизводство, построить своеобразное зонирование офисного помещения и наладить работу между его структурными подразделениями.

Хозяйственная деятельность обязана обеспечить бесперебойную работу офиса с технической точки зрения. То есть приобрести весь необходимый спектр офисной мебели и техники, расходные материалы и различные комплектующие; установить, наладить и поддерживать в рабочем состоянии.

Контрольные и отчетные обязанности включают в себя регулярное проведение аттестаций сотрудников, инвентаризации и составление отчетности перед непосредственным руководителем или другими контролирующими органами.

Российский рынок труда сложился таким образом, что специальности офис-менеджер как таковой практически не существует. Сегодня под этим названием чаще всего подразумевается более привычный для всех секретарь или администратор низового звена. Обязанности офис-менеджера распределяют между секретарем и другими сотрудниками офиса.

Примером другого подхода может послужить востребованная в настоящее время профессия - системный администратор - сотрудник, поддерживающий корректную работу внутренней компьютерной сети компании и программного обеспечения. Его полномочия распространяются лишь в этом сегменте, но и ответственность перед руководством он несет единолично.

Если офис-менеджер (или его заместители) выполняет свою работу качественно и ответственно, то координация работы офиса вносит немалый вклад в успешное развитие всего предприятия.